Wo fängt man am besten an, wenn der Vertrieb bisher nur aus E-Mails besteht?

Meist bei der Qualifizierung: ein kurzes Formular oder wenige Pflichtfragen bei der Anfrage sorgen dafür, dass von Anfang an klar ist, ob und wie gut eine Anfrage passt. Das ist der Schritt mit dem geringsten Aufwand und der größten sofortigen Wirkung.

Braucht jeder Betrieb dafür sofort ein CRM?

Nein. Bei sehr wenigen Anfragen im Jahr reicht oft eine einfache, sauber geführte Liste. Ein CRM lohnt sich, sobald mehrere Personen beteiligt sind oder der Überblick beginnt, an einzelnen Personen statt am Prozess zu hängen.

Wie schnell sollte ein Angebot rausgehen?

So schnell wie möglich, ohne dabei die Qualität zu opfern. Reaktionszeit ist ein eigenständiger Wettbewerbsvorteil, weil viele Kunden mit dem ersten passenden Angebot ins Gespräch gehen, nicht zwingend mit dem günstigsten.

Vom Kontakt zum Auftrag: Vertrieb, der nichts liegen lässt

Ein funktionierender Vertriebsprozess sorgt dafür, dass zwischen erster Anfrage und Auftrag nichts verloren geht: Anfragen werden qualifiziert, Angebote gehen schnell raus, und wo keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst. Ohne diese Struktur entscheidet eher Zufall als Zahlen, ob aus einer Anfrage ein Kunde wird.

Warum bleiben Anfragen liegen?

Nicht, weil niemand sich kümmern will. Sondern weil Vertrieb in vielen kleinen und mittleren Betrieben noch aus E-Mail-Postfach, Kopf und gutem Willen besteht statt aus einem Prozess. Eine Anfrage kommt rein, wird beantwortet, wenn Zeit ist, und wenn der Kunde sich nicht meldet, meldet sich meistens auch niemand bei ihm.

4 von 5 kleinen und mittleren Unternehmen wickeln ihre Kundenkommunikation noch überwiegend manuell ab. Genau dort bleiben Anfragen am häufigsten unbemerkt liegen – nicht aus Mangel an Nachfrage, sondern aus Mangel an Struktur.

Was gehört zu einem Vertriebsprozess, der nichts verliert?

Vier Schritte, die aufeinander aufbauen:

Qualifizieren: Umfang, Zeitrahmen und Budget werden schon bei der Anfrage abgefragt, nicht erst im Gespräch.
Angebot: geht zeitnah raus, nach klarer interner Zuständigkeit statt „wer gerade Zeit hat".
Nachfassen: passiert nach einer festen Frist automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.
CRM: hält fest, wer angefragt hat, in welchem Status die Anfrage ist und was als Nächstes passiert.

Vier Schritte, die aufeinander aufbauen: Qualifizieren, Angebot, Nachfassen, CRM - keiner davon darf allein stehen.

Wie hängen die vier Schritte zusammen?

Jeder Schritt sichert den nächsten ab. Ohne Qualifizierung geht das Angebot an die falschen Leute raus. Ohne schnelles Angebot ist der Kunde beim Wettbewerb, bevor die eigene Antwort kommt. Ohne Nachfassen verpufft ein gutes Angebot, weil der Kunde es schlicht vergisst. Und ohne CRM weiß am Ende niemand mehr, wer wo steht – vor allem dann nicht, wenn mehrere Personen im Vertrieb involviert sind.

Was bringt das konkret?

Weniger Anfragen, die einfach versanden. Kürzere Reaktionszeiten. Und einen Überblick, der nicht im Kopf einer einzelnen Person sitzt, sondern jederzeit einsehbar ist – auch wenn diese Person im Urlaub ist.