„Die Anfrage kam Freitagabend. Am Montag hatte der Kunde schon woanders zugesagt.“
Unter der Woche bist du beim Kunden, abends zu müde. Die Mail wartet, bis jemand Zeit hat.
Der Auftrag geht an den, der zuerst antwortet.
Prozessoptimierung für inhabergeführte Unternehmen
Schluss mit Zettelwirtschaft.
Das Büro
läuft von selbst.
Anfragen beantworten, Angebote schreiben, nachfassen, Rechnungen prüfen, an Fristen denken: Jede Woche gehen Stunden für Arbeit drauf, die immer gleich abläuft. Wir richten es so ein, dass sie von selbst passiert. Du musst dich dafür nicht mit Technik beschäftigen.
- Mit den Programmen, die du schon nutzt
- Nichts geht raus ohne deine Freigabe
- Läuft auf deinen Zugängen
Kennst du das?
Der Betrieb läuft. Das Büro läuft hinterher.
Kein einzelnes davon ist ein Drama. Zusammen kosten sie jede Woche einen ganzen Arbeitstag, Nerven am Abend und Aufträge, von denen du nie erfährst, dass es sie gegeben hätte.
„Das Angebot ist raus. Seitdem: nichts. Nachfassen wollte ich eigentlich.“
Der Zettel liegt irgendwo im Auto. Du willst nicht aufdringlich wirken, der Kunde hat es auch vergessen.
Fertig kalkulierte Aufträge versanden.
„Name, Adresse, Positionen: Das tippe ich für jeden Auftrag dreimal ab.“
Aus der Mail ins Angebot, aus dem Angebot in die Rechnung, von da zum Steuerbüro. Und jedes Mal kann ein Tippfehler passieren.
Arbeitszeit, die dir niemand bezahlt.
„Dass zwei Rechnungen seit Wochen offen sind, merke ich erst am Kontostand.“
Mahnen ist unangenehm und fällt deshalb gern unter den Tisch. Bis Lohn und Material fällig sind.
Dein Geld liegt beim Kunden.
„Der Kunde ruft an und fragt nach dem Stand. Und ich muss erst in Mails, Ordnern und Zetteln suchen.“
Wissen steckt in deinem Kopf, im Postfach der Kollegin und auf dem Block im Auto.
Unterbrechung, Suche, Rückruf. Jeden Tag.
„Die jährliche Wartung war fällig. Gemerkt hat es der Kunde, nicht wir.“
Wartungen, Prüftermine, Verträge, Garantien: steht alles irgendwo, aber niemand wird erinnert.
Folgeaufträge, die von selbst kämen.
So funktioniert's
Ein Satz erklärt alles: Immer wenn …, dann …
Jeder Ablauf in deinem Büro hat einen Auslöser und eine Reaktion darauf. Heute bist die Reaktion du. Wir legen fest, was bei welchem Auslöser passieren soll, und ab dann passiert es jedes Mal, ohne dass jemand daran denken muss.
Immer wenn eine Anfrage über die Website reinkommt , dann bekommt der Kunde sofort eine Antwort mit Terminlink
1 · Der Auslöser
Etwas passiert: Eine Mail kommt rein, ein Kunde sagt zu, ein Datum rückt näher, eine Zahlung bleibt aus.
2 · Der Ablauf
Einmal festgelegt, was dann zu tun ist. Genau so, wie du es heute von Hand machst, nur ohne dich.
3 · Das Ergebnis
Die Antwort ist raus, die Rechnung vorbereitet, der Termin steht. Du siehst es und kannst weitermachen.
Du behältst die Kontrolle. Alles, was an Kunden rausgeht und heikel ist, zum Beispiel Angebote oder Mahnungen, kann vorher bei dir zur Freigabe landen. Ein Klick, und es geht raus.
Beispiele aus dem Alltag
Fünf Abläufe, die von selbst laufen.
Jedes Beispiel zeigt Schritt für Schritt, wie der Ablauf mit Automatisierung läuft. Die Uhr zählt mit, wie viel Zeit dich das noch kostet. Die Betriebe sind typische Beispiele, die Minuten realistische Richtwerte.
01 · Anfragen
Keine Anfrage bleibt mehr übers Wochenende liegen.
Wer zuerst ordentlich antwortet, hat die besten Karten. Heute hängt das davon ab, wann du ins Postfach schaust. Danach bekommt jeder Interessent innerhalb einer Minute eine Antwort und bucht seinen Termin selbst.
Beispiel Tischlerei, 8 Mitarbeiter: Eine Kundin will einen Einbauschrank
fürs Dachgeschoss. Sie schreibt Freitagabend drei Betrieben. Wer antwortet, bevor sie am
Montag telefoniert?
- bis zur ersten Antwort statt 3 Tage
- 1 Min.
- deiner Zeit pro Anfrage statt 33 Min.
- 3 Min.
- Formular
- Kundenkarte
- Sofort-Antwort
- Termin gebucht
- Du prüfst
Deine Zeit0 Min.
02 · Angebote & Nachfassen
Kein fertiges Angebot versandet mehr.
Ein Angebot zu schreiben kostet Zeit. Es danach zu vergessen kostet den Auftrag. Danach entsteht der Entwurf aus Daten, die schon da sind, und das Nachfassen passiert in festen Abständen, freundlich und ohne dass du daran denken musst.
Beispiel Sanitär- und Heizungsbetrieb: Badsanierung, Angebot über
18.400 €. Der Kunde ist interessiert, hat aber Urlaub und dann andere Sorgen. Ohne
Nachfrage wird aus „eigentlich ja“ ein „ach, später mal“.
- deiner Zeit pro Angebot statt 50 Min.
- 8 Min.
- Nachfass-Kontakte, ohne dran zu denken
- 2 von 2
- Daten da
- Entwurf & Freigabe
- Tag 4: Nachfrage
- Tag 10: Anruf
- Zusage
Deine Zeit0 Min.
03 · Rechnungen & Zahlungen
Rechnungen schreiben sich. Offene fallen sofort auf.
Aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, ohne dass jemand abtippt. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen. Und wenn etwas offen bleibt, liegt die Erinnerung bereit, bevor es unangenehm wird.
Beispiel Metallbau, 6 Mitarbeiter: Rund 40 Rechnungen im Monat. Die
Inhaberin gleicht jeden Freitag Kontoauszüge mit einer Excel-Liste ab und sammelt am
Monatsende Belege für das Steuerbüro.
- bis eine offene Rechnung auffällt, statt 5 Wochen
- 14 Tage
- Belege sortieren am Monatsende
- 0 Min.
- Rechnung per Klick
- Zahlung erkannt
- Erinnerung
- Steuerbüro
Deine Zeit0 Min.
04 · Kundenüberblick
„Wie ist der Stand?“ in einer Minute beantwortet.
Heute steckt das Wissen über einen Auftrag in deinem Kopf, im Postfach, in WhatsApp und bei der Kollegin. Danach hängt alles an einer Kundenkarte, und der Kunde wird bei jedem Schritt von selbst informiert. Viele Nachfragen entstehen gar nicht erst.
Beispiel Fensterbauer, 12 Mitarbeiter: Zwischen Bestellung und Montage
liegen acht Wochen. In der Zeit ruft fast jeder Kunde ein- bis zweimal an, weil er nicht
weiß, ob es vorangeht.
- pro Stand-Nachfrage statt 17 Min.
- 1 Min.
- statt Postfach, WhatsApp, Notizbuch und Kollegin
- 1 Ort
- Mails, WhatsApp und Anrufnotizen hängen automatisch an der Kundenkarte0 Min.
- Bei jedem Schritt bekommt der Kunde eine kurze Nachricht: „Ihre Fenster sind da, Montage am 14.11.“0 Min.
- Ruft doch jemand an: Karte auf, alles da1 Min.
05 · Fristen & Wartungen
Folgeaufträge, die sich von selbst melden.
Wartungen, Prüftermine, Vertragsverlängerungen, Garantien: Das ist Umsatz, der fest kommen könnte und trotzdem oft liegen bleibt. Danach wird jede Frist beim Auftrag gespeichert und der Kunde rechtzeitig mit Terminvorschlag erinnert.
Beispiel Heizungsbauer: 600 Anlagen beim Kunden, jede sollte einmal im
Jahr gewartet werden. Erinnert wird, wer zufällig anruft. Der Rest geht irgendwann zu dem
Betrieb, der sich meldet.
- vorher erinnert, automatisch
- 6 Wochen
- vergessene Wartungstermine
- 0
- Beim Auftrag wird gespeichert, wann die nächste Wartung fällig ist–
- Sechs Wochen vorher: Erinnerung mit Link zu freien Terminen–
- Der Kunde bucht selbst, der Termin steht in deiner WartungstourFolgeauftrag
Unterm Strich
Derselbe Dienstag. Ohne den Abend im Büro.
Zieh den Regler. Die Arbeit beim Kunden bleibt genau so. Was wegfällt, ist das Drumherum, das heute in den Abend und ins Wochenende rutscht.
Heute · 21:10
Danach · 19:30
Heute nach Feierabend
- Zwei Angebote abtippen
- Rechnungen schreiben, Kontoauszug abgleichen
- Mails beantworten, die seit Freitag liegen
Danach, einmal am Tag
- Angebotsentwürfe prüfen und freigeben, 15 Minuten
- Rechnungen und Erinnerungen: ein Klick
- Anfragen sind beantwortet, Termine gebucht
Rechner
Was dich die Routine heute kostet.
Schieb die Regler auf die Werte deines Betriebs. Wir rechnen bewusst vorsichtig: Nicht alles lässt sich automatisieren, und Prüfen und Freigeben bleibt bei dir.
Dein Betrieb
10 Std.
Anfragen beantworten, Angebote schreiben, nachfassen, Rechnungen, abgleichen, suchen. Für dich und dein Büro zusammen.
65 €
Dein Stundensatz beim Kunden oder die Kosten einer Bürokraft.
12
4.000 €
276 Std.
bekommst du pro Jahr zurück
6,9
Arbeitswochen à 40 Stunden
17.940 €
Wert dieser Zeit pro Jahr
7
zusätzliche Aufträge pro Jahr durch Nachfassen
28.000 €
zusätzlicher Umsatz pro Jahr
Beispielrechnung, keine Zusage. Annahmen: 60 % der Routine laufen automatisch, 46 Arbeitswochen im Jahr, und von den Angeboten wird eines von zwanzig zusätzlich zum Auftrag, weil konsequent nachgefasst wird. Wie viel es bei dir wirklich ist, klären wir im Erstgespräch.
Wo frisst dein Büro die meiste Zeit?
Im Erstgespräch machen wir den Zeitfresser-Check: Du erzählst, wie eine Anfrage bei dir heute durchläuft. Wir zeigen dir drei Aufgaben, die sich automatisieren lassen.
20 Minuten, kostenlos, per Videocall.
Zusammenarbeit
Wie wir das bei dir einrichten.
Du musst dafür nichts lernen und nichts selbst einrichten. Von dir brauchen wir Zugänge und ein paar Stunden, in denen du uns zeigst, wie es heute läuft.
-
1
Erstgespräch mit Zeitfresser-Check.
20 Minuten per Videocall. Wir zeigen dir drei Aufgaben, die sich automatisieren lassen, und sagen dir, was das ungefähr kostet.
-
2
Wir gehen deine Abläufe durch.
Von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Was am meisten Zeit spart, kommt zuerst.
-
3
Wir richten es ein.
Mit den Programmen, die du schon nutzt, auf deinen Zugängen. Dazu eine kurze Einweisung für dich und dein Team.
-
4
Es läuft. Wir bleiben dran.
Wir passen an, wenn sich im Betrieb etwas ändert, und nehmen uns dann den nächsten Ablauf vor.
Wer wir sind
Zwei Perspektiven auf dasselbe Unternehmen.
Felix Sander
Strategie, Marketing & Wachstum
Felix entwickelt Unternehmen, Marken und Marketing von der Strategie bis zur Umsetzung. Er hat Produkte international eingeführt, Marketingteams aufgebaut und Unternehmen bei Positionierung, Wachstum, Digitalisierung und KI begleitet.
- Strategie
- Marketing
- Digitalisierung & KI
Daniel Schmunk
Systeme, Vertrieb & Automatisierung
Daniel baut die technische und operative Infrastruktur dahinter. Von Leadgenerierung und CRM über Vertriebsprozesse und Automatisierung bis zu den Systemen, mit denen Unternehmen ihre Abläufe steuern.
- Vertrieb
- Automatisierung
- CRM & Systeme
- Digitalisierung & KI
Häufige Fragen
Was meistens gefragt wird.
Muss ich mich mit Technik auskennen?
Nein. Du musst uns nur zeigen, wie es heute läuft. Einrichten, verbinden und testen übernehmen wir. Im Alltag merkst du vor allem, dass Dinge erledigt sind.
Brauche ich dafür neue Software?
Meistens nicht. Wir verbinden, was du schon nutzt: Mailprogramm, Kalender, Rechnungsprogramm, Buchhaltung. Wenn etwas fehlt, zum Beispiel ein Ort für alle Kundendaten, schlagen wir eine einfache Lösung vor und richten sie ein.
Was, wenn automatisch etwas Falsches an Kunden rausgeht?
Alles, was heikel ist, etwa Angebote, Rechnungen oder Zahlungserinnerungen, landet vorher bei dir zur Freigabe. Du siehst den Entwurf, klickst auf Freigeben, und erst dann geht es raus. Automatisch laufen nur Dinge, bei denen du das ausdrücklich willst.
Was passiert mit unseren Daten?
Alles läuft auf deinen Zugängen und bleibt bei dir, auch wenn wir irgendwann nicht mehr zusammenarbeiten. Bei der Auswahl der Werkzeuge achten wir auf Datenschutz nach DSGVO.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?
Gerade da. In kleinen Betrieben macht der Chef das Büro oft selbst, abends und am Wochenende. Jede Stunde, die dort frei wird, ist eine Stunde beim Kunden oder mit der Familie. Im Rechner oben siehst du, was bei deinen Zahlen herauskommt.
Nimmt das meinen Leuten die Arbeit weg?
Es nimmt ihnen das Abtippen, Suchen und Hinterhertelefonieren ab. Die Zeit fließt in das, wofür du sie eingestellt hast. Viele Betriebe schaffen so mehr Aufträge mit demselben Team.
Womit fangen wir an, und was kostet das?
Mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Welcher das ist, finden wir im kostenlosen Erstgespräch heraus. Dort nennen wir dir auch einen Preisrahmen. Der Aufbau ist ein Festpreis, den du vorher schriftlich bekommst.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten.
Du erzählst, was dich im Büro am meisten Zeit kostet. Wir zeigen dir drei Aufgaben, die sich automatisieren lassen, und sagen dir, was das kostet. Wenn es nicht passt, sagen wir das im selben Gespräch.
- Zeitfresser-Check: drei konkrete Aufgaben
- Preisrahmen im selben Gespräch
- Kein Pitch
- 1Termin wählen
- 2Deine Angaben
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